مدیریت حفاظت در کتابخانه‌ها و آرشیوها: اصول و سیاست‌ها

حفظ میراث گذشتگان همواره یکی از دغدغه‌های انسان بوده است. میراث واقعی، یک شخص، یک گروه، یک ناحیه، یک ملت و یا حتی کل نژاد بشر را معرفی می‌کند. هر نسلی نقش خود را روی آن ایفا می‌کند و تأثیر خود را برای آینده باقی می‌گذارد. یکی از تغییرات کلی در فاصلۀ زمانی پایان قرن بیستم و شروع قرن بیست‌ویکم، ناشی از پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات است که باعث ایجاد فضای جدیدی در ذخیره‌سازی و انتقال اطلاعات و در عین حال باعث تسهیل و پیشرفت فنون مدیریت و حفاظت میراث شده است. میراث مستند موضوع اصلی این مقاله است. شکل حامل اطلاعات ممکن است جزء جدایی‌ناپذیر آن باشد و یا به‌طورکلی ربطی به درک محتویات آن نداشته باشد. بنابراین اگر یک اثر باید حفظ شود، توجه به هدف حفاظت، محتویات و حامل آن، بسیار اساسی است. لغت «مدرک» به‌عنوان واژه‌ای برای کلیۀ حامل‌های اطلاعات، بدون در نظر گرفتن شکل آن، استفاده می‌شود. البته در عمل، شکل و نوع حامل‌ها بی‌ارتباط با حفظ، نگهداری و انتقال محتویات آن‌ها نیست و ما باید کاملاً آن‌ها را مورد توجه قرار دهیم. سازمان‌های متولی -موزه‌ها، گالری‌ها، کتابخانه‌ها و آرشیوها- نقش اساسی را در حفظ منابع به ارث رسیده دارند و این مسئله در مورد نقش کتابخانه‌ها و آرشیوها در حفظ میراث مستند نیز صادق است. در عمل، باید تعادلی بین حفاظت برای آیندگان و دسترسی برای استفاده در زمان حال برقرار باشد. بنابراین مأموریت انتقال میراث گذشتگان به آینده، باید به صورتی دیده شود که دسترسی آثار هنری را در زمان حال امکان‌پذیر سازد. دستورالعمل‌های تخصصی وضع شده، با گسترش اشیاء رقمی به چالش کشیده شده است. بسیاری از سوابقی که قبلاً روی کاغذ نگهداری می‌شدند، هم‌اکنون به شکل الکترونیکی تهیه می‌شوند. آرشیو کردن داده‌های رقمی، طیف‌های مختلفی از مشکلات را بروز داده است. موانع حفاظت منابع مختلف و چالش‌های مربوط به آن در این مقاله بحث شده است.