آرشیو ملی
ضرورت ساماندهی فیزیکی و الکترونیکی اسناد آرشیوی برای ایجاد یکپارچگی و هماهنگی در ذخیرهسازی و دستیابی به اطلاعات
نوع مقاله : مقاله پژوهشی
نویسنده
کارشناس ارشد کتابداری، کارشناس پژوهشکده اسناد، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران
چکیده
امروزه سازمانها برای دستیابی به موفقیت نیاز به مدیریت و ساماندهی دقیق و مناسب با کیفیت و بهنگام اسناد و پروندهها دارند، بهطوری که مبنای اصلی تصمیمگیریهای مدیریتی در سطح راهبردی و اجرایی بر این اساس استوار شده است. همزمان با بررسی اولیه برای ایجاد سامانه مدیریت اسناد، لازم است که تولید، استفاده و بازنگری اسناد اداری مورد توجه قرار گیرد. ساماندهی اسناد و پروندهها موجب میشود اطلاعات به شکل صحیح و بهروز، دستهبندی شده، برای انجام فعالیتها و تصمیمگیریها در اختیار مدیران مربوط قرار گرفته و از بسیاری هزینههای مرتبط کاسته شود. تمامی این موارد به شرط فراهم شدن امکانات زیربنایی لازم، قابلحصول است. بدیهی است طراحی و ایجاد سامانه بایگانی الکترونیکی و نیز سامانه جامع اطلاعاتی و عملیات حقوقی در این خصوص نقش مهمی را ایفا میکند.
توجه به نظام تولید اطلاعات در سازمانها و ساماندهی وضعیت مدارک و پروندهها امری بدیهی و حیاتی است. چنانچه این کار بهدرستی ساماندهی شود، بسیاری از مشکلات مدیریتی و برنامهریزی مرتفع و از اتلاف وقت، انرژی و بودجه جلوگیری میشود.
کلیدواژهها
)