آرشیو ملی
چالش‌های مدیریت سوابق در قرن بیست و یکم
نوع مقاله : مقاله پژوهشی
نویسندگان
کارشناسی ارشد زبان انگلیسی، پژوهشگر پژوهشکده اسناد، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران
چکیده
سوابق به عنوان اطلاعات به‌کارگرفته‌شده برای حفاظت از حقوق و علایق دولت، ادارات و شهروندان تعریف می‌شوند و برای حفظ و نگهداری تاریخ و فرهنگ به‌کار می‌روند. این کار با مستند کردن اطلاعاتی دربارۀ مردم، موضوعات مختلف، مکان‌ها و حوادث و وقایع مرتبط، انجام می‌شود. اکثر این سوابق فقط برای مدت کوتاهی مورد نیاز هستند و پس از آن امحا می‌شوند. برخی از سوابق، ارائه‌دهندۀ مستندات اداری دستگاه‌ها بوده و باید برای نیل به اهداف مشارکتی و پاسخ‌گویی عمومی محافظت شوند. برخی سوابق باید سال‌های طولانی و تعداد محدودی از آن‌ها برای حفظ اسناد تاریخی، به‌طور دائم نگهداری شوند. چالشی که فراروی دستگاه‌های دولتی قرار دارد مدیریت این سوابق است؛ یعنی اطمینان‌یافتن از حفظ و نگهداری سوابق حاوی اطلاعات مهم و تعیین‌تکلیف و امحای قانونی و مناسبِ سوابقی که ارزش خود را از دست داده‌اند. در این پژوهش، معماهای حقیقی دنیای امروزی سوابق و چرخۀ مدیریت آن‌ها، با ارائۀ تعاریف کلیدی مرتبط، بحث دربارۀ چالش‌های مدیریت سوابق و شناسایی مجموعه‌ای از بهترین روش‌های کاری، بیان می‌شود.
کلیدواژه‌ها
)