سخن سردبیر

نویسنده

• غلامرضا عزیزی

چکیده

ضرورت حفظ اسناد و مدارک به‌عنوان سوابق اداری و دانش تولیدشده در بدنه حاکمیت از دیرباز (برای مثال بر اساس شواهد باستان‌شناختی و گواهی‌های تاریخی از دوران هخامنشیان به صورت نظام‌مند اسناد نگهداری می‌شده است) مورد توجه بوده و همواره این اسناد مورد استفاده نسل‌های بعد قرار گرفته است.
به نظر می‌رسد علی‌رغم تحولات پدیدآمده در قرن بیستم و به‌کارگیری اسناد و مدارک تولید شده در سامانه‌های اتوماسیون اداری و یا منتقل‌شده (مثلاً از طریق اسکن) به آن و سرعت تبادل اطلاعات و دسترسی آسان به اسناد و مدارک، متأسفانه هنوز آنچنان که شایسته و بایسته است آسیب‌های بالقوه این سامانه‌های نوین کم‌اهمیت انگاشته شده و در برخی موارد شاید بهترین برهان برای این سخن، عدم حضور سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران (به‌عنوان تنها مسئول امحای قانونی اوراق مؤسسات و سازمان‌های دولتی و وابسته به دولت و متولی قانونی نگهداری اسناد راکد واجد ارزش نگهداری دائم) در جلسات مربوط دولت الکترونیکی ـ از آغاز کار ـ بوده است.
اسنادی که نهایتاً پس از گذشتن زمان قانونی به سازمان یادشده تحویل داده می‌شود به عنوان حافظه اداری باید به نسل‌های آتی منتقل شود به گونه‌ای که اسناد کم نشوند؛ گم نشوند؛ از بین نروند؛ و از سوی دیگر نحوه تولید، نگهداری و انتقالشان به گونه‌ای نباشد که محققان آینده را در برابر کوهی از اسناد با فراداده‌های ناقص و ابتر و غیر قابل بازیابی علمی قرار دهد.