آرشیو ملی
رهنمودهایی پیرامون مدیریت اسناد الکترونیکی «مدیریت پستالکترونیکی» (نوشته: آرشیو ایالتی وایومینگ؛ ترجمه: رضا مهاجر)
چکیده
پستالکترونیکی شامل پیامی است که به‌صورت الکترونیکی بایگانی و به مدارک رقمی که بین کاربران رایانه مبادله می‌شود، پیوست شده است. دولت‌های ایالتی و محلی از پستالکترونیکی با اهداف و مقاصد مختلفی استفاده می‌کنند که ارسال و دریافت نامه‌های داخل و خارج سازمان، نشر یادداشت‌ها، توزیع پیش‌نویس‌ها، انتشار دستورالعمل‌ها، انتقال اسناد دولتی و حمایت از فرایندهای کار در سازمان از این جمله است. با‌اینکه امروزه تعداد اندکی از مؤسسه‌های دولتی، پستالکترونیکی را سند به‌شمار می‌آورند، اما بر اساس قوانین و موارد حقوقی، پستالکترونیکی را می‌توان در راهبرد کلی مدیریت اسناد گنجاند.
اسنادی که در قالب پستالکترونیکی هستند و اطلاعاتی را دربارۀ فعالیت روزمره دولت ایالتی و محلی ثبت کرده‌اند، باید به‌سهولت مکان‌یابی شوند؛ آن‌دسته از اسناد که اطلاعات با‌ارزش بلندمدت را ثبت کرده‌اند، باید به‌اندازه کافی حفاظت شوند و آن‌دسته که ارزش موقت دارند، به‌محض اتمام مطلوبیت، باید امحاء شوند. اگر مدیریت نامه‌های‌الکترونیکی را به سلیقۀ کارکنان، سامانه‌های پشتیبان متداول و رویه‌های اداری جاری بسپارند که همگی با نامه‌های‌الکترونیکی به یک شکل برخورد می‌کنند، نتیجه‌اش چیزی جز مخاطرات جدی حقوقی، اجرایی یا روابط عمومی نیست. (اما) با تدوین خط‌مشی‌ها، اعمال رویه‌های مدیریت اسناد و آموزش کاربران، می‌توان فضایی ایجاد کرد که اسناد در قالب نامه‌های‌الکترونیکی، به‌شکل موفق مدیریت شوند.
کلیدواژه‌ها
)